Resume Kuliah Sistem Informasi Terpadu - Pertemuan 7

Resume :Pertemuan 7

Mata Kuliah : Sistem Informasi Terpadu

Dosen : Panca Rahardiyanto, S.Kom

PENGELOLAAN MATA RANTAI PASOKAN

Visi dan Misi

-          Visi memberikan gambaran keadaan ideal yang hendak dicapai

-          Misi merumuskan tujuan melakukan bisnis, batas-batasnya, dan aspirasinya

Visi hendaknya jangan hanya menjadi hiasan bibir dan menjadi pernyataan kosong belaka, tetapi betul-betul digunakan untuk menjiwai seluruh aktivitas

Menciptakan visi logistik

-          Visi logistik harus menyangkut persoalan bagaimana perusahaan akan menggunakan manajemen logistik maupun SCM untuk menciptakan nilai bagi para pelanggan.

-          Kata-kata kunci seperti lebih baik, lebih cepat, dan lebih murah dapat digunakan sebagai acuan tentang nilai-nilai yang umumnya diharapkan dan dikehendaki pelanggan.

Kendala utama dari imlementasi konsep logistik :

-          Struktur organisasi

-          Tata kerja yang kaku

Konsep manajemen logistik yang terpadu dapat dianggap sebagai arus barang dan informasi antar berbagai sumber dan pengguna, yang dikoordinasikan dan dikendalikan sebagai suatu sistem yang terpadu

Ciri organisasi fungsional

-          Setiap fungsi dikepalai oleh seorang manajer dan mereka cenderung menjaga “kerajaan”nya itu dengan ketat dan tidak mau dimasuki oleh orang lain yang tidak berwenang, terutama dari “kerajaan” lain.

-          Anggaran dibuat berdasarkan kegiatan yang mereka lakukan dan biaya yang akan mereka keluarkan sendiri.

Di bidang logistik, kendala yang muncul di dalam bentuk organisasi fungsional adl :

-          Penumpukan inventory

-          Biaya kurang transparan

-          Batas fungsional menghalangi pengelolaan proses

-          Pelanggan menghadapi berbagai wajah

Mengembangkan organisasi logistik :

-          Untuk memecahkan kendala yang menghalangi kelancaran supply chain, maka diperlukan otoritas yang lebih tinggi terhadap fungsi logistik yang menghubungkan tugas-tugas pembelian, produksi, dan distribusi.

-          Selain itu, diperlukan penyusunan struktur baru yang mengutamakan integrasi proses perusahaan secara terpadu.

Logistik sebagai wahana perubahan :

•  Beberapa kisah sukses perusahaan, menunjukkan bahwa perusahaan tersebut menemukan keunggulan kinerjanya melalui manajemen logistik, dengan memfokuskan pada strategic partnering, integrasi supply chain, penggunaan central warehousing, dll.

1.     Integrasi supply chain dan strategic partnering :

•  Pengertian integrasi adalah dalam satu perusahaan. Sedangkan partnering adalah antar perusahaan baik dibagian hulu maupun dibagian hilir.

• Banyak perusahaan yang berhasil memiliki kinerja tinggi dan pangsa pasar yang besar dengan cara melakukan integrasi dan membentuk strategic partnering dengan mitra kerjanya.

Keuntungan strategic partnering (alliance), antara lain:

-          Menambah nilai produk

-          Memperbaiki akses pasar

-          Memperkuat operasi

-          Menambah kemampuan teknologi

-          Memperlancar pertumbuhan

-          Menambah ketrampilan organisasi

-          Membangun kekuatan finansial

2.      Strategi distribusi

-          Strategi distribusi yang saat ini banyak digunakan adalah cross docking.

-          Dalam strategi ini, gudang-gudang dipasok dari gudang pusat yang bertindak sebagai koordinator pasokan dan sebagai titik transhipment barang pesanan yang datang dari pemasok.

-          Gudang pusat ini tidak menyimpan barang, atau barang tidak disimpan terlalu lama di gudang.

-          Gudang dikembangkan tidak sebagai tempat penyimpanan, tetapi sebagai koordinator inventory.

Strategi ini memerlukan investasi besar dan kemampuan prima, a.l.:

-          Pusat distribusi, pengecer, dan pemasok dikendalikan dengan sistem informasi yang baik untuk memastikan bahwa pengambilan dan pengiriman barang dilakukan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

-          Alat pengangkutan yang cepat, andal, dan cekatan.

-          Adanya ramalan permintaan yang baik dan ini memerlukan saling tukar informasi yang diperlukan.

           

Kekurangan sistem cross docking :

·         Sistem ini hanya tepat untuk distribusi barang dalam frekuensi dan jumlah yang besar, yang memungkinkan kendaraan dapat dimuati sampai penuh setiap hari dari satu titik ke titik lain.

3.     Desain produk :

·         Desain produk tertentu bisa menimbulkan biaya pembuatan yang besar dan waktu pembuatan yang lama, sehingga perlu untuk dilakukan desain ulang untuk membantu kelancaran dan efisiensi rantai pasokan.

·         Untuk ini diperlukan biaya dan waktu yang tidak sedikit, tetapi yang lebih utama adalah keuntungan dalam jangka panjang yang bisa diperoleh darinya.

4.      Teknologi informasi dan sistem penunjang :

·         Tujuan utama teknologi informasi dalam rantai pasokan adalah menghubungkan titik produksi dengan titik penjualan dengan sebaik-baiknya. Idenya adalah mampu melacak gerak produk seperti dalam keadaan fisiknya.

·         Caranya, al.: mengumpulkan informasi setiap produk, mengakses setiap data dalam sistem, menganalisisnya, dan melakukan perencanaan berdasarkan data yang diperoleh.

Kebutuhan integrasi :

·         Mengintegrasikan supply chain bukanlah pekerjaan yang mudah. Salah satu kesulitannya adalah adanya berbagai kepentingan dan pendapat yang berbeda dari berbagai fasilitas dan mitra kerja.

·         Kegiatan logistik saat ini sangat berubah berkat pengembangan dan penggunaan teknologi informasi. Integrasi supply chain mengimplikasikan integrasi proses, berarti kerjasama yang erat antara pembeli dan pemasok, pengembangan produk secara bersama, pengembangan sistem yang sama dan saling berbagi informasi.

Integrasi supply chain dapat dicapai dengan baik melalui beberapa cara, a.l.:

·         Rasionalisasi pemasok

·         Program pengembangan pemasok

·         Pengikutsertaan pemasok dalam desain sejak awal

·         Sistem informasi terpadu

·         Sentralisasi inventory

Mengelola supply chain sebagai jaringan, diantaranya adalah :

·         Pengembangan strategi kolektif

·         Pemikiran secara “win-win”

·         Komunikasi terbuka 

Mengelola supply chain dalam E-Commerce :

·         Contoh yang paling tepat dari manajemen supply chain adalah pengelolaan perusahaan melalui E-Commerce, dimana salah satunya adalah amazon.com.

·         Perusahaan ini sama sekali tidak mempunyai toko buku atau gudang fisik, dan jumlah persediaan bukunya (inventory) terbatas sekali 

Kemudahan dan kenyamanan yang diperoleh, antara lain adalah :

·         Pilihan produk jauh lebih banyak dan beragam

·         Pembelian dapat dilakukan setiap waktu, sepanjang hari/minggu/bulan

·         Pembelian dapat dilakukan dimana saja asalkan ada komputer dan sambungan internet

·         Pembayaran dapat dilakukan dengan kartu kredit melalui cara yang sama

·         Proses pembelian dan konfirmasinya sangat cepat

·         Proses pengiriman dapat dipilih dari beberapa pilihan, yaitu ekspres, cepat, atau biasa

·         Data tersedia dengan lengkap seperti nama produk, harga, biaya pengiriman, cara pengiriman, dsb 

Kerumitan yang timbul :

·         Dibalik kemudahan dan kenyamanan ini, ada serangkaian proses panjang yang rumit dan penuh pernik yang harus dilakukan pleh pengelola toko maya dalam mengelola supply chain

·         yaitu proses mulai mendata pesanan, mencari dan menyediakan produk yang diinginkan konsumen, mengemas, dan mengirimkannya ke alamat yang diminta konsumen, serta menagih pembayarannya.

Dalam hubungan ini, ada dua macam SCM, yaitu :

1. SCM fisik (SCMF)

·         Masih menerapkan sistem gudang secara fidik dan inventory

·         Urutan kegiatannya mulai dari pasokan bahan baku, logistik (gudang bahan baku), kemudian diproduksi menjadi barang jadi, masuk kegudang bahan jadi, lalu didistribusikan ke konsumen melalui mata rantai distribusi.

2. SCM virtual (SCMV)

·         Mengandalkan informasi real time dan kebijakan tanpa inventory

·         Informasi dikumpulkan, lalu diorganisasikan, diklasifikasikan, setelah itu baru baru didistribusikan

·         Yang mengalir adalah informasi, sedangkan aliran atau distribusi barang adalah hasil dari aliran informasi tersebut

·         Tidak diperlukan gudang dan inventory, sehingga banyak mata rantai SCM yang dapat dipangkas

·         Dalam kenyataannya, stockless business melalui E-Commerce ini belum sepenuhnya dapat dilakukan, karena kecepatan penyediaan barang tidak dapat mengimbangi kecepatan transaksi. Sehingga, dalam pengembangannya, para pengelola E-Commerce terpaksa menyediakan juga gudang agar tidak kehilangan konsumennya.

Resume Kuliah Sistem Informasi Terpadu - Pertemuan 6

Resume          :Pertemuan 6

Mata Kuliah : Sistem Informasi Terpadu

Dosen            : Panca Rahardiyanto, S.Kom

AKTIVITAS - AKTIVITAS LOGISTIK LANJUTAN....

9.           SELEKSI LOKASI PABRIK DAN GUDANG (PLANT AND WAREHOUSE SITE SELECTION)

·         Pergudangan merupakan bagian yang penting dari semua sistem logistik, karena merupakan jaringan primer diantara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistik berjalan.

Tempat penyimpanan persediaan diperlukan untuk :

·         Mencapai transportasi yang ekonomis

·         Mendapatkan keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas banyak dan pembelian duluan

·         Memelihara sumber persediaan

·         Mendukung kebijakan pelayanan kepada pelanggan

·         Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (seperti musiman, fluktuasi permintaan, dsb.)

Pergudangan memiliki 3 fungsi dasar, yaitu:

1.Perpindahan

Meliputi pembongkaran produk dari pengangkutan, pembaharuan catatan persediaan pergudangan, pemeriksaan kerusakan, verifikasi perhitungan barang pesanan dengan catatan pengiriman

2. Penyimpanan

Meliputi kegiatan penyimpanan produk. Tingkat penyimpanan dibagi menjadi penyimpanan sementara dan penyimpanan semipermanen

3. Transfer informasi

Transfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan dan fungsi penyimpanan, dimana manajer selalu memerlukan informasi baru yang akurat

10.         PEMBELIAN – PENGADAAN (PURCHASING – PROCUREMENT)

• Purchasing pada umumnya berhubungan dengan pembelian aktual material dan segala aktivitas yang berhubungan dengan proses pembelian.

• Sedangkan aktivitas procurement berhubungan dengan aktivitas strategik yang berhubungan dengan pengadaan.

Tujuan dari purchasing, antara lain adalah :

·         Menjaga dan memperbaiki kualitas

·         Menemukan atau mengembangkan kemampuan supplier

·         Menstandarisasi dimana kemungkinan barang dibeli

·         Mencapai keharmonisan hubungan kerja yang produktif dengan area fungsional lainnya dalam organisasi

·         Menyempurnakan sasaran pembelian pada kemungkinan tingkat biaya administratif yang terendah

Purchasing dapat memberikan kontribusi pada keberhasilan organisasi melalui :

·         Melalui kontak eksternal dengan supplier , dimana purchasing dapat memperoleh informasi mengenai teknologi baru, material baru, sumber persediaan baru, dan perubahan kondisi pasar sehingga dapat merancang strategi organisasi untuk bersaing dipasaran

·         Melibatkan supplier sejak awal pengembangan produk baru atau produk modifikasi sehingga dapat mencapai pasar secepatnya dan organisasi dapat menempati posisi sebagai market leader atau innovator.

·         Memberikan kontribusi pada fungsi lainnya berupa keputusan-keputusan penting yang pada dasarnya juga mempengaruhi keputusan yang dibuat dibagian purchasing.

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan oleh manajer purchasing dalam memutuskan pembelian, antara lain :

·         Tenggang waktu

·         Ketersediaan stock

·         Kualitas

·         Penawaran jasa training

·         Persaingan harga

·         Keseluruhan reputasi supplier

·         Syarat-syarat finansial

·         Kemampuan desain/keahlian teknik

·         Proses penyeleksian supplier lebih sulit bila material dibeli dalam pasaran internasional.

·         Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan antara lain :

- Syarat-syarat pembayaran

- Keusangan, pajak-pajak, kerusakan, pencurian, biaya-biaya administratif, dsb.

- Premi asuransi kapal

- Tarif import

·         Aktivitas purchasing dapat berpengaruh positif pada keuntungan perusahaan. Tidak hanya pengurangan biaya material yang nantinya dapat meningkatkan keuntungan pada organisasi, tetapi juga dapat mengurangi investasi pada persediaan.

·         Selain itu, pelayanan logistik yang lebih baik oleh supplier juga akan menghasilkan persediaan yang lebih rendah.

11.         REVERSE LOGISTICS

• Penanganan barang-barang retur merupakan bagian dari proses yang berkaitan dengan reverse logistics, dan juga merupakan komponen logistik yang memerlukan perhatian lebih .
• Barang-barang di retur bisa dikerenakan kerusakan produk, kadaluarsa, kesalahan pengiriman, dsb. 
• Perusahaan yang para pelanggannya mengembalikan produk dikarenakan produk masih dalam jaminan perbaikan, penggantian, dsb. Maka biaya reverse logisticsnya cenderung lebih tinggi dibandingkan biaya forward logisticsnya.
• Reverse logistics juga melibatkan pemindahan dan pembuangan sisa material dari bagian produksi, pengemasan, dll.
• Jika sisa material tidak dapat digunakan untuk menghasilkan produk lain, maka material tersebut dapat dibuang. 
• Tetapi bila dapat digunakan untuk menghasilkan produk lain atau dapat didaur ulang, maka logistik mengatur transportasinya ke lokasi produksi atau lokasi daur ulang. Biasanya permasalahan ini diserahkan ke pihak ketiga.

12.         TRANPORTASI

·         Fungsi transportasi berhubungan dengan bagian dalam dan luar departemen logistik. Dengan bagian finansial (biaya pengiriman), bagian produksi (pengiriman tepat waktu), hukum (kontrak gudang dan alat angkut), marketing (standar pelayanan pelanggan), pergudangan (supply peralatan, penjadwalan), bagian penerimaan (klaim, dokumentasi), dsb.

13.         PERGUDANGAN DAN PENYIMPANAN (WAREHOUSING AND STORAGE)

• Produk harus disimpan dalam pabrik atau pada suatu tempat sebelum dijual. Semakin cepat waktu untuk produksi dan konsumsi, maka semakin besar tingkat (jumlah) persediaan yang dibutuhkan.  
• Aktivitas pergudangan dan penyimpanan meliputi keputusan mengenai :

-       Apakah fasilitas penyimpanan seharusnya milik sendiri / kontrak / sewa

-       Merencanakan / merancang fasilitas penyimpanan

-       Membuat prosedur pengamanan dan pemeliharaan

-       Pelatihan personalia, dsb.