Resume Sistem Informasi Terpadu - Pertemuan 1

Resume           : Pertemuan 1

Mata Kuliah  : Sistem Informasi Terpadu

Dosen           :  Panca Rahardiyanto, S.Kom

Enterprise Resource Planning

PENGERTIAN ERP 

- ERP adalah sebuah sistem informasi 

  perusahaan yang dirancang untuk

  mengkoordinasikan semua sumber daya,

  informasi dan aktifitas yang diperlukan

  untuk proses bisnis lengkap.

·                            - Sistem ERP didasarkan pada database pada

  umumnya dan rancangan perangkat lunak

  modular

·                            -  ERP merupakan software yang

  mengintegrasikan semua departemen dan

  fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem

  komputer yang dapat melayani semua

  kebutuhan perusahaan, baik dari

  departemen penjualan, HRD, produksi atau

  keuangan.

·                           -   Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi 

                                  Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan

  berbagai kebutuhan pada satu software

  dalam satu logical database, sehingga

  memudahkan semua departemen berbagi

  informasi dan berkomunikasi.

·                            -  Database yang ada dapat mengijinkan setiap

  departemen dalam perusahaan untuk

  menyimpan dan mengambil informasi

  secara real-time.

·                           -   Informasi tersebut harus dapat dipercaya,

  dapat diakses dan mudah disebarluaskan.

·                          -   Rancangan perangkat lunak modular harus

 berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih

 modul-modul yang diperlukan,

 dikombinasikan dan disesuaikan dari

 vendor yang berbeda, dan dapat

 menambahkan modul baru untuk

 meningkatkan unjuk kerja bisnis

TUJUAN DAN PERANANNYA DALAM ORGANISASI

         Tujuan system ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.
ERP  merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

• Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
• Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
• Menghasilkan informasi yang real-time
• Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

KONSEP DASAR ERP

• Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

• ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. 

• Jadi, ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

• Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource. Contoh sistem ERP komersial antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards. Selain itu salah satu sistem ERP open source yang populer sekarang ini adalah Compiere.

EVOLUSI SISTEM ERP 

TAHAPAN EVOLUSI ERP

a. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
    Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
b. Tahap II: Close-Loop MRP
    Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP,
    terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana
    yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan
c. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)
    Merupakan pengembangan dari close-loop MRP
    yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi,
    antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
d. Tahap IV: Enterprise Resource Planning
    Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses
    bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi
    dan juga perusahaan dengan  dilakukan secara mudah
e. Tahap V: Extended ERP (ERP II)
    Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari
    ERP sebelumnya.

 INTEGRASI ERP DALAM ORGANISASI

MODUL ERP

Modul Operasi

–        General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management

Modul Finansial dan Akunting

–        General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling

Modul Sumber Daya Manusia

–        Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management

KEUTUNGAN ERP

Integrasi data keuangan

• Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

Standarisasi Proses Operasi

• Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

Standarisasi Data dan Informasi

• Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

 

KEUTUNGAN PENGGUNAAN ERP

Keuntungan yg bisa diukur

Penurunan inventori

Penurunan tenaga kerja secara total

Peningkatan service level

Peningkatan kontrol keuangan

Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

 
  

IMPLEMENTASI ERP

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung.
Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP.  Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi.  Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan  implementasi ERP:

• Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
• Menentukan waktu dari migrasi data
• Membuat template data
• Menentukan alat untuk migrasi data
• Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan  migrasi
• Menentukan pengarsipan data

KELEBIHAN ERP

• Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
• Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
• Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

KELEMAHAN ERP

• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
• Sistem ERP sangat mahal
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
• Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
• Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini  dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan

Sumber : Link1
               Link 2
               Link 3