Resume Kuliah Sistem Informasi Terpadu - Pertemuan 2

Resume           : Pertemuan 2
Materi Kuliah : Sistem Informasi Terpadu
Dosen             :  Panca Rahardiyanto, S.Kom

Pengenalan
Enterprise Resource Planning (lanjutan)

Keuntungan Penggunaan ERP

•          Integrasi Data Keuangan

–        Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

•          Standarisasi Proses Operasi

–        Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

•          Standarisasi Data dan Informasi

–        Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Pertimbangan Mengunakan ERP

•          Investasi sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk

•          ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain

•          Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yang tepat

•          Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada

•          Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif

•          Tidak semua ERP sama kemampuannya, dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana 

3 Syarat Sukses Memilih ERP

•          Knowledge, pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan

•          Experience, pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan

–        Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan

–        Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup

•          Selection Methodology

–        Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP

–        Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple

–        Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP

Proses Pemilihan Software ERP

•          Analisa Business Strategy

–        Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

–        Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

–        Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

–        Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?

–        Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

–        Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

–        Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan? 

•          Analisa People

–        Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?

–        Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?

–        Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

–        Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?

–        Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?

–        Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

•          Analisa Infrastruktur

–        Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)

–         Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

–        Apa infrastruktur yang harus disiapkan? 

•          Analisa Software

–        Apakah software cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?

–        Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?

–        Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia?

–        Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?

Implementasi ERP

Poin-poin yang bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

•          ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan

•          ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan

•          Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Gunakan metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya

Tanda-Tanda Kegagalan ERP

•          Kegagalan ERP biasanya ditandai hal-hal berikut

–        Kurangnya komitmen top management

–        Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

–        Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

–         Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

–         Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

–        Kesalahan penghitungan waktu implementasi

–        Tidak cocoknya software dengan business process

–        Kurangnya training dan pembelajaran

–        Cacatnya project design & management

–        Kurangnya komunikasi

–        Saran penghematan yang menyesatkan 
 

Diagram Proses ERP